Quem já recebeu uma fatura de energia elétrica do grupo A deve saber que normalmente é difícil de entender. Por isso, as enigmáticas contas de energia são na maioria dos casos desprezadas pelos consumidores. Porém são elas que costumam possuir um bom potencial para um sistema de gestão de faturas de consumo de energia.
É muito importante que você saiba que cada linha da sua conta de energia revela informações técnicas e econômicas muito importantes para a gestão energética. Que podem fornecer ideias importantes de como você pode diminuir os seus gastos com energia.
Fica mais difícil ainda de entender quando você descobre que não existe um padrão entre as faturas das 50 concessionárias de energia elétrica que atuam no Brasil. Por conta disso empresas com vários ativos espalhados pelo país possuem um problema ainda maior. Isso porque, precisam lidar com esses diversos modelos de fatura e que muitas vezes não costumam respeitar as regras básicas da ANEEL.
O sistema de gestão de faturas
A gestão de faturas é uma das formas mais rápidas e práticas para começar a utilizar os dados em favor da sua empresa. Isso porque, as contas de energia são documentos que possuem muitas informações úteis e ao mesmo tempo pouco é tirado disso, por conta da alta complexidade e maneira nada intuitiva em que os dados são apresentados na fatura.
Não sabe se o seu negócio precisa de um sistema de gestão de faturas? Saiba como descobrir
É através de alguns sinais que você saberá se a sua empresa precisa de um sistema de gestão que automatize as suas faturas de energia. Confira quais podem ser esse sinais:
- Faturas diferentes e referentes diversos ativos;
- Você não conhece as opções de fornecimento de energia que estão disponíveis;
- Acha que poderia negociar um contrato com mais benefícios para o seu negócio;
- Não sabe onde pode procurar oportunidades de eficiência energética para o seu negócio;
- Desconfia que o cálculo da concessionária pode estar sendo feito incorretamente;
- Tem solicitado com frequência a segunda via das faturas;
- Não conhece os encargos e impostos que constam em cada uma das contas.
Se um desses exemplos é a sua realidade, está na hora de começar a buscar um sistema de gestão para as suas faturas.
Lembrando que existem diversos tipos de sistemas de gestão de faturas que vão desde os mais simples até os mais complexos. Porém é importante entender que ao falarmos sobre sistemas, não estamos nos referindo somente a um programa ou sistema, mas sim a uma metodologia organizada que tem como objetivo tratar as suas faturas de energia e os valiosos dados que nela constam.
Saiba como organizar um sistema de gestão de faturas
Existem diversas maneiras de organizar um sistema de gestão de faturas, porém existem maneiras mais fáceis de fazer isso onde ela pode ser dividida entre organização, processamento e melhoria. Saiba como funciona:
1° organização
Nesta fase você deve coletar e organizar os dados. Isso porque, ela é o processo inicial que a maior parte das empresas realiza parcialmente e que se baseia em dois pontos:
- Receber ou arrecadar todas as faturas da empresa;
- Transformá-las em um arquivo de preferência excel. Cada empresa costuma utilizar o seu próprio formato que vai lhe trazer ainda mais conforto e praticidade.
A maioria das empresas já costumam realizar a organização, por conta de motivos contábeis, já que as contas precisam ser pagas para que os negócios continuem rodando. Em alguns casos esse costuma ser um ponto de dor para algumas empresas, onde o controle e a organização são responsáveis por garantir que não ocorra um corte no fornecimento.
Além disso, um dos segundos pontos considerados mais incomum e que acaba acontecendo apenas com a grandeza de consumo elétrico (kWh) do período são os dados coletados e organizados que são utilizados no próximo passo.
2° processamento
O objetivo do processamento é transformar os dados que são coletados na organização em informações úteis sobre os gastos com energia elétrica e que podem ser muito preciosos na hora de tomar algumas decisões. É evidente que esta etapa só pode acontecer se a etapa anterior, for realizada com excelência.
Existem muitos elementos que podem ser explorados nesta etapa, principalmente depois que os dados já estão disponíveis para processamento.
Lembrando que por mais que alguns tópicos pareçam mais simples, muitas vezes é necessário ter um conhecimento técnico e principalmente experiência da pessoa que desenvolve a análise. Além disso, um erro nesta etapa ou na coleta durante a fase da organização, pode acabar gerando alguns prejuízos, por isso, é necessário ter muita atenção na hora de confiar no profissional/empresa que está atuando no processo.
3° melhoria/implementação
Essa é considerada a fase final, e o seu objetivo não é somente avaliar a implementação de cada oportunidade de economia descoberta na fase de processamento, como também reunir os aprendizados e as particularidades do processo para aprimorar as etapas anteriores.
Outra parte extremamente importante dessa fase é a comunicação que deve existir entre todos os processos. Ou seja, depois de avaliar todas as oportunidades possíveis, é hora da empresa decidir se vai ou não implementar alguma delas.
Além disso, é importante que quem cuida da etapa de processamento, saiba das ações que estão sendo tomadas, isso porque, uma nova atividade de verificação deve acontecer na etapa de processamento. O que vai garantir que alguém está realizando o controle das reduções que devem acontecer.
Nesta fase é muito importante fazer o uso de indicadores. Isso porque, muitas vezes as empresas acabam abraçando uma oportunidade de melhoria e a implementam, entretanto, no mesmo período, a produção acaba sofrendo um aumento considerável.
Caso você não tenha acesso a um indicador que faça a relação da energia elétrica com a produção, você não terá como saber se a redução realmente aconteceu e acabou sendo mascarada pelo aumento da demanda de produção. Ou seja, com os indicadores é possível equalizar situações como essa e você ainda consegue ser bastante assertivo na análise.
Lembrando que todas essas etapas podem ser feitas integralmente dentro da própria empresa, ou caso queira elas podem ser terceirizadas em parte ou totalmente.
Saiba o que você deve observar na hora de escolher uma empresa de gestão de faturas de energia
Você deve ter muito cuidado na hora de escolher alguma solução, principalmente se você optar por um sistema de gestão de faturas externo. Muitas empresas possuem tecnologias responsáveis por extrair dados de PDF, sendo esse um serviço super comum há alguns anos já. Porém o segredo e o risco se encontram na parte de entender, e destinar corretamente essas informações.
Isso porque, as regras brasileiras são super complexas, cada empresa faz de uma maneira, sem um padrão e acaba recebendo mudanças todos os meses em suas estruturas de faturamento. Por isso, na hora de escolher busque uma empresa totalmente focada em faturas de energia e evite problemas futuros.
Independente da forma de controle que você escolher, é muito importante usar todas as informações disponíveis para fazer uma boa gestão de energia elétrica, isso porque, o insumo energético é um elemento super importante que existe hoje na matriz produtiva nacional.
Gostou das dicas? Acesse nosso site e conheça nossos produtos e serviços. Por fim, acesse os conteúdos relacionados do nosso blog e confira mais conteúdos relacionados à gestão de energia elétrica.
